Сьогодні розвиток малого бізнесу в Україні неможливий без залучення додаткових ресурсів, і наймання персоналу стає логічним кроком для масштабування. Проте перехід від одноосібної діяльності до статусу роботодавця накладає на підприємця низку юридичних та фінансових зобов’язань. Останнім часом значно посилився контроль державних органів за офіційним працевлаштуванням та дотриманням трудових прав, тому правильне оформлення відносин є важливим для безпеки вашої справи.
Як ФОПам працювати з найманими працівниками
Перш ніж наймати першого співробітника, ФОП має чітко розуміти межі своїх можливостей залежно від обраної системи оподаткування. Згідно з податковим кодексом України, існують певні ліміти:
- ФОП на 2-й групі єдиного податку може мати у штаті не більше 10 осіб одночасно.
- ФОП на 3-й групі, а також підприємці на загальній системі оподаткування, не мають обмежень щодо кількості найманих працівників
Варто пам’ятати, що норми кодексу законів про працю поширюються на підприємців у повному обсязі. Це означає, що ви стаєте повноцінним суб’єктом трудових відносин. Основою вашої роботи має стати первинна документація: штатний розпис, накази про прийняття/звільнення, табелі обліку робочого часу та розрахункові відомості.
«Будь-яка помилка в оформленні наказу або допуск до роботи без повідомлення податкової може коштувати підприємцю суми, що в десятки разів перевищує витрати на професійний бухгалтерський супровід».
Оформлення працівників
Процес оформлення найманих працівників ФОП у 2026 році вимагає суворої послідовності дій. Ви не можете дозволити людині розпочати роботу «на пробу» без паперового супроводу. Якщо вам потрібно перевірити навички фахівця, обов’язково пропишіть у наказі випробувальний термін (зазвичай до 3 місяців), але сам факт працевлаштування має бути зафіксований з першого дня.
Алгоритм оформлення включає наступні кроки:
- Отримання документів. По закону потрібен паспорт, ІПН, трудова книжка (за наявності), військовий квиток та документи про освіту.
- Подання заяви та оформлення наказу. Працівник пише заяву, а ви видаєте наказ про прийняття на роботу.
- Підписання трудового договору. Обов’язково укладається письмовий трудовий договір ФОП з працівником. У ньому фіксуються графік, обов’язки та розмір оплати.
- Повідомлення ДПС. Це важливий крок – необхідно подати повідомлення до податкової служби електронним шляхом до того, як працівник приступить до виконання обов’язків (мінімум за день).
Особливу увагу слід приділити штатному розпису. Його потрібно затвердити до наймання першого працівника і оновлювати щоразу, коли змінюються посади або розміри окладів. Пам’ятайте, що назви посад мають суворо відповідати класифікатору професій.
Нарахування заробітньої плати
Нарахування виплат – це сфера найвищого ризику. Розглядаючи особливості співпраці ФОП з персоналом, слід чітко розмежувати нарахування податків та виплату «чистими». Заробітна плата має виплачуватися двічі на місяць (аванс та основна частина) з інтервалом не більше 16 днів.
Податкове навантаження на 2026 рік складається з таких частин:
- ЄСВ – 22% нараховується «зверху» на фонд оплати праці.
- НДФЛ – 18% удерживается с зарплаты работника.
- Военный сбор – 1,5% (или актуальная ставка на момент выплаты) удерживается с зарплаты.
Рассмотрим пример расчета, допустим, на оклад в 10 000 грн. В этом случае налоги на зарплату наемных работников для ФОП составят 2200 грн (ЕСВ) – из 10 000 грн вычитается 5800 грн. На руки работник получает 8050 грн.
Не забывайте также о ежегодных отпусках (минимум 24 календарных дня) и необходимости ведения табеля рабочего времени. За нарушение этих норм предусмотрены жесткие финансовые санкции.
Риски и ответственность
Гоструда активно проверяет ФОПов. Вы должны знать размеры штрафов, привязанных к минимальной заработной плате:
- 30 минимальных зарплат за фактический допуск к работе без договора или оформления на неполное время при фактической полной занятости.
- 10 минимальных зарплат за несоблюдение минимальных государственных гарантий (например, неоплата ночных часов или работы в выходные).
- 3 минимальные зарплаты за нарушение сроков выплаты зарплаты более чем на месяц.
Если для вас сотрудничество с наемными работниками это что-то новое, компания «Прато» готова прийти на помощь. Мы обеспечим профессиональное ведение бухгалтерии ФОП, гарантируя отсутствие ошибок в кадровых документах и начислениях. Также наша компания оказывает квалифицированную помощь с финмониторингом, чтобы ваши расчеты с персоналом и контрагентами всегда были прозрачными для контролирующих органов.