Важные изменения для HR в IT и ФОП с КВЭДами 78.10, 78.20, 78.30

Сфера рекрутингу та кадрового консалтингу в Україні переживає період активної легалізації та посилення державного нагляду. Для IT-компаній та приватних рекрутерів, що працюють як ФОП, вибір правильної моделі взаємодії з ринком праці став не просто питанням податкової оптимізації, а гарантією юридичної безпеки. У 2026 році органи контролю приділяють особливу увагу тому, чи відповідає фактична діяльність підприємця заявленим кодам КВЕД, особливо коли мова йде про посередництво у працевлаштуванні та надання персоналу.

Нові вимоги до звітності агентств із працевлаштування – КВЕД 78.10, 78.20, 78.30

Для багатьох підприємців, які мають у своєму арсеналі коди 78.10 (діяльність агентств працевлаштування), 78.20 (тимчасове працевлаштування) або 78.30 (забезпечення трудовими ресурсами), головною новиною став перехід на інтенсивний режим звітування. Впроваджені зміни для КВЕД 78.10 78.20 78.30 в Україні закріпили статус форми № 1-ПА як основного інструменту моніторингу ринку праці.

Згідно з актуальними нормами, звітність агентств з працевлаштування у 2026 році подається не раз на рік, як це було раніше, а щоквартально. Суб’єкти господарювання зобов’язані подати звіт протягом 15 календарних днів після закінчення звітного кварталу.

Важливі нюанси подання звіту 1-ПА:

• Наразі функціонал електронних кабінетів для цієї форми залишається обмеженим, тому звіт подається у паперовому вигляді (особисто або цінним листом з описом вкладення через пошту).
• Якщо останній день подання припадає на вихідний, термін переноситься на наступний за ним робочий день.
• Відповідно до ст. 53 закону «Про зайнятість населення», за неподання звіту без поважних причин накладається штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати. Станом на 2026 рік це відчутна сума, яка значно перевищує показники минулих років.

«Неподання суб’єктом господарювання відомостей про працевлаштованих ним осіб є прямим порушенням законодавства про зайнятість, що автоматично веде до фінансових санкцій у двократному розмірі мінімальної зарплатні».

Ризики перекваліфікації відносин в IT-рекрутингу: як не потрапити під штрафи Держпраці

В IT-індустрії часто використовується рекрутинг як послуга оподаткування ФОП, де спеціаліст шукає кадри для замовника за винагороду. Однак тут прихована серйозна небезпека. Якщо ФОП використовує КВЕД 78.20 і фактично займається аутстафінгом (здачею персоналу в оренду), але не виконує додаткових вимог законодавства, Держпраці може розцінити це як порушення трудового законодавства.

Розглядаючи особливості КВЕД 78.20 для ІТ аутстафінгу, варто розуміти різницю:

• Рекрутинг (78.10). Ви знайшли кандидата, замовник його найняв, ви отримали бонус. Ваші відносини з кандидатом закінчуються в момент його виходу на роботу.
• Аутстафінг (78.20). Ви найняли спеціаліста до себе в штат (або як ФОП), але він працює під безпосереднім керівництвом та на обладнанні замовника.

Для мінімізації ризиків перекваліфікації HR-спеціалістам варто активно використовувати закон про спрощення документообігу для підприємців, який дозволяє чітко розмежувати цивільно-правові відносини від трудових через правильно складені договори та акти наданих послуг.

Що має бути в договорі на рекрутингові послуги:

1. Чіткий опис результату послуги – підібраний кандидат, надане резюме.
2. Отсутствие указаний на подчинение специалиста внутреннему распорядку заказчика.
3. Оплата за результат, а не за процесс пребывания на рабочем месте.

Лицензирование и посредничество в трудоустройстве за рубежом: актуальные правила 2026

В 2026 году особое внимание уделяется рекрутерам, которые помогают украинским IT-специалистам находить работу в иностранных компаниях (релокация или удаленная работа на зарубежный офис). Посредничество в трудоустройстве за рубежом больше не требует классической лицензии, однако требует включения в специальный список субъектов, предоставляющих такие услуги.

Субъекты с КВЭДами 78.10 и 78.30, работающие с зарубежными заказчиками, должны иметь заключенное внешнеэкономическое соглашение и соблюдать правила валютного контроля. Важно, что услуги посредничества для соискателя работы в Украине должны быть безвозмездными, потому что оплату за рекрутинг может производить только работодатель-заказчик.

Список требований для легального международного рекрутинга:

• наличие договора с иностранным партнером (контрагентом);
• ведение учета лиц, трудоустроенных за границей, для отчета 1-ПА;
• соблюдение требований по защите персональных данных кандидатов (GDPR и украинское законодательство).

Использование КВЭДов группы 78 требует от HR-менеджера или владельца агентства высокой точности в бухгалтерии. Ошибка в форме отчетности или неправильно оформленный контракт могут привести не только к штрафам, но и к пристальному вниманию со стороны финмониторинга, поскольку деятельность по обеспечению ресурсами часто попадает в зону риска.

Поэтому, если вы испытываете сложность в ежеквартальном отчете или не уверены в выборе правильного КВЭД для вашей модели бизнеса, мы готовы обеспечить профессиональное представление отчетности (годовая, месячная и квартальная) вместо вас, включая форму 1-ПА. Также наши специалисты проведут для вас полный аудит ФОП, чтобы обеспечить безопасность вашей рекрутинговой деятельности.