Підготовка до візиту контролюючих органів – це іспит на фінансову охайність будь-якого бізнесу в Україні. У 2026 році податкова перевірки проводить за ризикоорієнтованим принципом, фокусуючись на документах, що підтверджують реальність господарських операцій. Тому розуміння того, що перевіряє податкова на підприємстві, дозволить заздалегідь виявити слабкі місця в обліку та мінімізувати ризики донарахувань. При цьому основним завданням бухгалтера та власника є забезпечення повної відповідності паперових або електронних архівів фактичним потокам товарів та коштів.
Найчастіше під час перевірки інспектори аналізують первинні документи, бухгалтерську та податкову звітність, а також документи, що підтверджують господарські операції підприємства. До основних документів, які перевіряє податкова, належать:
- Первинні бухгалтерські документи. Це акти виконаних робіт, видаткові накладні, рахунки, договори з контрагентами та інші документи, які підтверджують факт здійснення господарських операцій. Саме вони доводять реальність постачання товарів або послуг.
- Податкові накладні та розрахунки коригування. Інспектори перевіряють правильність їх оформлення, своєчасність реєстрації в ЄРПН та відповідність даним бухгалтерського обліку.
- Товарно-транспортні накладні (ТТН). Ці документи підтверджують фактичне перевезення товару. Податкова особливо уважно перевіряє коректність даних про відправника, отримувача, транспорт та водія.
- Банківські виписки та платіжні документи. Вони підтверджують рух коштів за рахунками підприємства та відповідність платежів укладеним договорам і первинним документам.
- Касові документи та чеки РРО/ПРРО. Податкова перевіряє правильність проведення розрахункових операцій, наявність фіскальних чеків і відповідність сум у касовій документації.
- Кадрові документи. Це накази про прийняття на роботу, трудові договори, табелі обліку робочого часу, розрахункові відомості щодо виплати зарплати. Такі документи підтверджують законність оформлення працівників.
- Документи щодо обліку доходів та витрат ФОП. До них належать книга обліку доходів, договори з постачальниками, акти, накладні та банківські виписки, які підтверджують походження товарів і доходів підприємця.
Саме ці документи найчастіше стають предметом детального аналізу під час податкових перевірок, оскільки вони дозволяють контролюючим органам оцінити реальність операцій, правильність ведення обліку та своєчасність сплати податків.
Що робити в разі виявлення порушень
Якщо під час перевірки інспектори все ж таки зафіксували невідповідності або помилки, важливо зберігати спокій та діяти виключно в межах правового поля. Результати того, що перевіряє податкова, фіксуються в акті (якщо виявлено порушення) або в довідці (якщо порушень немає).
У разі негативного висновку алгоритм дій має бути наступним:
- Уважно вивчіть кожен пункт акта. Пам'ятайте, що підписання документа не означає вашу згоду з його змістом, а лише підтверджує факт отримання примірника.
- Якщо ви не згодні з висновками, у вас є 10 робочих днів з моменту отримання акта на подання письмових заперечень до ДПС. До них варто додати копії документів, які спростовують позицію інспекторів.
- Ви маєте право особисто або через адвоката бути присутнім під час розгляду ваших заперечень у податковій службі, щоб надати додаткові пояснення.
- Після розгляду заперечень податкова виносить податкове повідомлення-рішення. Ви можете оскаржити його в адміністративному порядку (до ДПС вищого рівня) або відразу в судовому порядку.
- Якщо ви вирішили оскаржувати повідомлення-рішення, сума штрафу вважається неузгодженою, і ви маєте право її не сплачувати до завершення процедури оскарження.
Помилки в документах під час перевірки та поради для підготовки
Типові помилки можуть перетворити цілком законну операцію на «фіктивну» в очах контролерів. Основні зони ризику та поради, як їх уникнути:
- Відсутність обов'язкових реквізитів. Видаткові накладні або акти без дати, підпису, печатки (якщо вона використовується) або з неправильним ІПН контрагента автоматично ставлять під сумнів право на витрати чи податковий кредит.
- Недоліки в ТТН. Товарно-транспортні накладні – це те, що перевіряє податкова з особливою прискіпливістю для підтвердження реального руху товару. Помилки в адресах складів, марках авто чи ПІБ водія часто стають приводом для звинувачень у «паперових» закупівлях.
- Брак підтвердження повноважень. Завжди зберігайте копії довіреностей на отримання ТМЦ. Якщо документ підписала особа без права підпису, і це не підкріплено наказом, операція може бути визнана недійсною.
- Неповний пакет на ФОП. Перевіряючи документи на ФОП, інспектори шукають виписки з банку, книгу обліку доходів (якщо вона ведеться), чеки РРО/ПРРО та договори з постачальниками. Відсутність первинних документів на закупівлю товару у ФОП на загальній системі – це прямий шлях до штрафів.
- Помилки в кадрових документах. Перевірте наявність наказів про прийняття на роботу, табелів обліку робочого часу та відомостей про виплату зарплати. Неоформлений працівник – це найдорожча помилка у 2026 році.
А для того, щоб підготовитись до перевірки та звести до мінімуму можливі помилки, варто зробити наступне:
- Провести «передперевірку». Зберіть усі які документи перевіряє податкова за останні 3 роки та перевірте їх наявність згідно з реєстрами.
- Цифровізувати архіви. У 2026 році електронний документообіг значно спрощує податкова перевірки, адже системні документи зазвичай мають усі необхідні мітки та підписи.
- Перевірити контрагентів. Переконайтеся, що ваші постачальники не є ризиковими в реєстрах ДПС, оскільки це перше, що перевіряє податкова на підприємстві.
- Стати лаконічними у поясненнях. Надавайте копії документів лише за письмовим запитом і лише ті, що стосуються предмета перевірки. Зайва інформація може стати приводом для розширення кола питань контролерів.
Пам'ятайте, що ідеально підготовлені документи на ФОП чи велику компанію – це 90% успішного проходження будь-якого контролю. Системний підхід до архівування та регулярна перевірка реквізитів позбавлять вас необхідності оскаржувати акти в майбутньому.
